Putting Web 2.0 to Work 
September 12th 2006  
by Jesse Shannon 
 
http://www.adotas.com/2006/09/putting-web-20-to-work/ 
 
It’s true, Web 2.0 as a buzzword may now be wearing a little thin. Latched onto
as the harbinger of another late 90’s bubble, the expectations on the little
term have been set perhaps unrealistically high. In addition, the Web 2.0 idea
has come to represent such a wide range of concepts that its ability to have any
real meaning beyond hype and overblown expectations is unlikely at best. 
 
However, the fact remains that the web as we know it has significantly changed in
a very short amount of time, and calling this change Web 2.0 is currently the
best recognized phrase we have to stand for the great shift that is occurring in
our space. There is much to keep up with, and much to learn, and there is no
better way to gain a better understanding of the nebulous circle of technologies
and services referred to as “Web 2.0” than to sit down at the computer, sign up
for some of these services, and start putting them to work in your business and
everyday life. Here’s how… 
 
As true icons of the movement, and as tools that can be quite useful to the
marketing professional, I suggest the Web 2.0 novice start with photo-sharing
site Flickr.com, and project management app Basecamp (located at
BasecampHQ.com). Both of these products do what they do exceptionally well, and
they both have a lot to offer in terms of leveraging and illuminating the
concepts of participatory culture that is so much of what Web 2.0 is all about. 
 
Flickr.com, besides offering an attractive and easy to use avenue to upload and
share photos online, can be a great collaboration tool as well. Once an image
has been uploaded to the service, a whole suite of options becomes available to
let you and others interact with those images and most importantly, each other.
I say image, because it should be noted that you don’t have to limit your use of
the service to photos; any image file is fair game. For anyone involved in
processes that go through a lot of image revisions (web banners, print ads,
website designs, etc.) this should be illuminating the little light bulb over
your heads. Think about it - Flickr’s tools let you do the following: 
 
1. Organize any images that are uploaded into ordered sets. 
2. Create a simple forum for multiple individuals to comment on an image. 
3. Set individual or sets of images as private, and viewable only by invited
“friends”. 
 
This combination of tools make it free and easy to assess and collaborate any
kind of image-based web campaign, and best of all nobody has to install any new
software, since all you need is a modern web browser to take part. This very low
barrier of entry makes it much easier to get various organizations, companies,
clients or whoever using the same tools and thus on the same page of a project. 
 
And as you most likely already know, email, the de facto method for handling this
kind of process, can be fraught with peril with situations like multiple
versions spreading out to multiple users at different times. This scattershot
effect presents multiple opportunities for someone to be wasting time on an
incorrect revision, or to simply get left out of the process. In addition, email
is just not a very visual medium, and throwing a bunch of attachments onto an
email does little to express flow or order. 
 
For example, let’s say you are working on a landing page for a campaign that has
a multiple page ordering process. An image of each step in the process would be
uploaded to Flickr (at whatever resolution you desire) and put in the proper
order within its own “set”. Now, the latest revision lives in one, central
location for all members of the process to see. Anyone who has been notified of
the set’s web address (from client, to contractor, to colleague) can view the
set as individual images or a slideshow (unless it has been marked as “private”,
in which case only Flickr users you have set as friends can view the images). 
 
In addition, the comment feature creates an instant mini-forum where everyone can
offer their thoughts, suggestions, praise or concerns on each step of the
campaign’s ordering process. When changes do occur, it’s a simple matter of
uploading the new image, replacing the old one in the set, and notifying
everyone of the latest change. And best of all, Flickr provides all these
solutions for free, so testing things out is a no-brainer. 
 
Continuing the collaboration in business angle is 37 Signals’ excellent project
management solution, Basecamp. Like Flickr, one of Basecamp’s greatest strengths
is the simple fact that it gives things like messages, files and lists one and
only one place to live. When a conversation must be conducted across more than
two participants, email’s reply-all function can have serious limitations, and
the potential for a member of the conversation, or a file revision, to get out
of step with the group is ever present. 
 
Especially since email has become such a ubiquitous and overused medium, its
usefulness as a business tool is actually beginning to be more trouble than its
worth. How much productivity is lost to people working off of old information,
or having to resend that proposal because the receiver can’t seem to find it in
their endlessly overflowing inbox? 
 
Basecamp offers an escape from the noise and disorganization of our
junkmail-beseiged inboxes by creating a simple, easy to use place for all the
information, files, scheduling, and conversations around a particular project to
go. Its very structure inspires organization, and the AJAX-powered interface is
a great introduction to one of the principles of Web 2.0 websites: highly
interactive site tools like drag and drop and no-refresh page updating.
Familiarity and use of AJAX-enabled sites like Basecamp (and its personal
productivity sibling, Backpack) are the driving force behind web users’
increasing demands for web experiences that are as intuitive and dynamic as
their desktop experience. 
 
Basecamp’s somewhat narrow focus on messaging, scheduling, file-sharing, and
collaborative documents allows it to avoid the feature-glut that makes other
project management solutions more unwieldy and hard to learn than their worth.
This make it simple and make it work right away mentality is a hallmark of many
Web 2.0 offerings. 
 
And while Basecamp’s pricing options allow for scalability up to usefulness in
considerably large organizations, the service could best be described as the
project management solution for organizations that think they are too small to
warrant a project management solution. Like Flickr (and most Web 2.0 services)
it is free to try, but once you get a few members of your organization playing
along, it won’t be long before you’ll need to upgrade to a paying plan to really
put things to work. 
 
Migrating your processes over to web services will take some getting used to, and
should be done a little bit at a time. Luckily, this is exactly how these
services are set up, so there are plenty of opportunities to get your feet wet
with the service options before making any drastic switchovers or process
changes. However, if you do take those first small steps, I warn you that it
will not be long before you become the Web 2.0 evangelizer in your company or
organization, imploring everyone to sign up and enjoy the productivity. Its not
just that these tools make your online working life more organized and simple,
it’s also that they make your work life more fun. 
 
Once you begin to employ simple and higher quality interfaces into your everyday
work life, the reduction in annoyance and stress of your day-to-day tasks will
be surprising and significant. And besides the interface advantages, you will be
joining a movement that is not just focused on productivity, but the boundless
opportunities and advancements that come with efficient, enjoyable
collaboration. In the end, it is this movement towards fun and intuitive
web-enabled collaboration that is responsible for the incredible adoption of Web
2.0 and the changing face of our business. Our customers seem to get it, but
more importantly, do you?